Prvi kandidat za automatizaciju poslovnih procesa često je zadatak koji se ponavlja, koristi dostupne podatke i ima jasno definiran rezultat. To može biti priprema dokumenata ili ponovljeni unos podataka u nekoliko sustava. Prije razvoja treba opisati kako zadatak danas izgleda i što se događa kada se pojavi iznimka.
Dobar početak je jedan proces koji vaš tim poznaje dovoljno dobro da može prepoznati ispravan rezultat. Tako je lakše odrediti što automatizacija treba napraviti i gdje je potrebna ljudska provjera.
Kako prepoznati proces koji vrijedi razmotriti?
Odaberite zadatak i odgovorite na nekoliko pitanja:
- Što pokreće zadatak: korisnički odabir, zaprimljeni obrazac ili promjena podatka?
- Gdje se nalaze podaci i tko ih održava?
- Ponavljaju li se isti koraci i pravila?
- Kako izgleda dovršen rezultat i tko ga koristi?
- Što se radi kada podatak nedostaje ili nije ispravan?
Ako odgovori nisu jasni, najprije treba urediti postupak. Primjerice, prije automatske izrade dokumenta potrebno je odrediti koji je naziv proizvoda služben, odakle dolaze pripadajući podaci i koji se predložak koristi.
Primjer iz prakse: Bitforce Garan
Za Bitforce smo kroz sustav Garan automatizirali generiranje garancija i naljepnica u PDF i PNG formatu.
Korisnik može odabrati pojedinačne stavke, sve stavke ili stavke po kategoriji. Nakon odabira sustav generira dokumente i naljepnice koje korisnik preuzima.
Tijek rada je pregledan:
- Odabir stavki za obradu.
- Generiranje PDF i PNG izlaza.
- Preuzimanje pripremljenih dokumenata i naljepnica.
Riječ je o automatizaciji s definiranim ulazom, pravilima obrade i izlazom. Generiranje dokumenata u ovom procesu slijedi unaprijed definirana pravila.
Treba li za automatizaciju uvijek AI?
Ne. Ako se postupak može precizno opisati pravilima, klasična programska automatizacija može biti dovoljan izbor. AI razmatramo za zadatke poput sažimanja teksta ili obrade nestrukturiranih dokumenata, uz provjeru rezultata na stvarnim primjerima.
U istom projektu mogu postojati oba pristupa. AI može pripremiti prijedlog strukturiranih podataka iz teksta, dok programska pravila provjeravaju obavezna polja. Osoba zatim potvrđuje podatke prije važnog sljedećeg koraka. To je primjer mogućeg rješenja; konkretan tijek određujemo prema zadatku.
Što možemo povezati?
Mogućnost povezivanja ovisi o sustavima koje koristite, njihovim dostupnim sučeljima i ovlastima. CMS, CRM ili web trgovina mogu biti dio postupka kada postoje odgovarajući pristupi i dogovorena pravila razmjene podataka.
Na primjeru vlastitog Mr. Wolf CMS-a razvili smo povezivanje s AI alatom za dohvat sadržaja i izmjene podržanih tekstova, projektnih podataka i SEO polja kroz razgovor. Dostupne radnje ovise o integraciji i korisničkim ovlastima.
Kako provjeriti je li automatizacija korisna?
Prije uvođenja zabilježite koliko traje postojeći zadatak, koliko ručnih koraka traži i kakve pogreške tim mora ispravljati. Zatim na istim primjerima provjerite predloženo rješenje.
Usporedite vrijeme obrade, potrebne ispravke, trošak korištenja i postupak u slučaju pogreške. Uključite i održavanje: tko mijenja pravila kada se promijeni dokument, podatkovno polje ili vanjski sustav?
Što nam poslati za početak?
Pošaljite jedan proces koji želite pojednostavniti, popis sustava koje koristite i primjer željenog rezultata. Za početnu analizu pripremite anonimizirane primjere umjesto stvarnih osobnih ili povjerljivih podataka.
Mixed Media zatim može razraditi izvedivost, potrebne integracije, opseg provjere i prijedlog suradnje. Cijenu i rok određujemo prema konkretnom procesu.
Opišite nam zadatak na info@mixed-media.hr ili nazovite +385 95 9200 831.
